こんにちは🌸 IVR+（アイブイアールプラス）のサポート担当です。
入居者様対応や契約手続き、そして仲介会社様からの連絡に追われる賃貸管理スタッフの皆様、今日もお疲れ様です☕️✨
鳴り止まない電話と、紙が詰まるFAXに追われていませんか？
「〇〇マンションの203号室、まだ空いてますか？」
「図面（マイソク）をFAXで送ってください！」
デスクで集中して契約書を作っている最中や、オーナー様とじっくりお話ししたい時に限って、仲介会社様からの電話やFAXがひっきりなしに届く……なんてこと、ありますよね💦
文字がかすれたFAXの再送信をお願いしたり、1件ずつ受話器を取って台帳をめくったりしていると、あっという間に夕方になってしまいます。
でも実は、仲介会社の営業マンも「できれば電話せずに、お客様の目の前でサクッとスマホから最新の空室や図面を確認したい」と思っていることがとても多いんです。
チャットやポータルサイト導入の「小さな第一歩」
「業務をデジタル化したいけれど、難しそう……」と感じるかもしれませんが、最初から大規模なシステムを導入する必要はありません。まずは手軽なところからスタートしてみるのがおすすめです✨
- クラウドやポータルで「最新マイソク」を一括共有
常に最新の図面や空室一覧をWeb上にアップしておき、仲介会社様がいつでも自由に閲覧・ダウンロードできる状態を作ります。
- ビジネスチャットやLINE公式アカウントの窓口開設
「内見時の鍵の場所」「申込方法」といった定型的な質問は、チャットの自動応答（よくある質問）に登録しておくだけで、スタッフの手間をかけずに解決できます。
電話からデジタルへ！IVR＋SMSでスムーズに誘導するコツ
ただ、せっかくWeb上の窓口やポータルを用意しても「習慣でつい電話をかけてしまう」仲介会社様はまだまだいらっしゃいます。
そこで大活躍するのが、お電話をデジタル窓口へ優しくエスコートする仕組みです🌸
事務所にかかってきた電話に対して、自動音声でこのようにご案内します。
- 「仲介会社様向けの空室照会・図面ダウンロードは【1番】を押してください」
番号を押していただいた仲介会社様のスマートフォンへ、ポータルやチャットのURLを記載したSMS（ショートメッセージ）をポンッと即座に自動送信！
スタッフも仲介会社様もストレスゼロへ
これなら、管理スタッフ様が電話口で手を止める必要はありません。仲介会社様側も保留音を聞かされずに数秒で図面が手に入るため、「情報が早くて助かる！」とお互いに嬉しいことづくめです🍀
毎日の電話とFAXの山から抜け出して、もっと心地よくお仕事ができる環境を整えてみませんか？
皆様のオフィスに笑顔とゆとりが増えるよう、心を込めてサポートいたしますね🌸
「〇〇マンションの203号室、まだ空いてますか？」
「図面（マイソク）をFAXで送ってください！」
デスクで集中して契約書を作っている最中や、オーナー様とじっくりお話ししたい時に限って、仲介会社様からの電話やFAXがひっきりなしに届く……なんてこと、ありますよね💦
文字がかすれたFAXの再送信をお願いしたり、1件ずつ受話器を取って台帳をめくったりしていると、あっという間に夕方になってしまいます。
でも実は、仲介会社の営業マンも「できれば電話せずに、お客様の目の前でサクッとスマホから最新の空室や図面を確認したい」と思っていることがとても多いんです。
「業務をデジタル化したいけれど、難しそう……」と感じるかもしれませんが、最初から大規模なシステムを導入する必要はありません。まずは手軽なところからスタートしてみるのがおすすめです✨
これなら、管理スタッフ様が電話口で手を止める必要はありません。仲介会社様側も保留音を聞かされずに数秒で図面が手に入るため、「情報が早くて助かる！」とお互いに嬉しいことづくめです🍀
毎日の電話とFAXの山から抜け出して、もっと心地よくお仕事ができる環境を整えてみませんか？
皆様のオフィスに笑顔とゆとりが増えるよう、心を込めてサポートいたしますね🌸 
