みなさま、こんにちは🌿 「IVR+（アイブイアールプラス）」のスタッフです。毎日の管理業務、本当にお疲れさまです☕️
今回は、「退去手続きの電話対応」に悩まれていた管理会社さまの解決エピソードを、ぎゅっとコンパクトにお届けします。
💭 いただいたお悩み
「退去のたびに、電話口で住所や口座情報を聞き取るのが本当に大変で……」
- 1件あたり10分以上かかり、他の仕事がストップする
- 聞き間違いによる「言った・言わない」の不安がある
- 聞き取ったあと、紙の書類を郵送・回収する手間もかかる
スタッフのみなさまが電話対応に追われ、クタクタになっていらっしゃいました。
💡 IVR+での解決法
「電話での聞き取り」をやめて、「スマホ入力用のURLをSMSで送る」仕組みに変えました。
- 入居者さまが電話をかけ、「退去は『3』」をプッシュ
- 通話終了後、入居者さまのスマホへWeb入力フォームのURLがSMSで自動送信される
- 入居者さまがスマホから、ご自身のペースで情報を入力して完了！
✨ 導入後のうれしい変化
- 管理会社さま：電話の聞き取り時間がゼロに！ 書類の郵送や聞き間違いもなくなり、スタッフのみなさまに笑顔とゆとりが戻りました。
- 入居者さま：「夜遅くてもスマホからパパッと手続きできて便利」と大好評に。
定型のお手続きはデジタルの力を借りて、大切なご入居者さまとの時間にもっと心を使えるように。 「うちも電話を少し減らしたいな」と思われたら、いつでもお気軽に私たちへお声がけくださいね🍵
