毎日、学校や教育機関で子どもたちの成長のために尽くされている先生方、事務職員の皆様。本当に、いつもお疲れ様です。
今日は、先日とある学校の先生からいただいた、ちょっと心温まるご相談のお話をさせてください。
学校の電話対応が先生の時間を奪っている
その先生は、日々の多忙な業務の中で、「電話対応」にとても心を痛めていらっしゃいました。
「『今日の下校時刻は？』とか『グラウンドへの道順は？』といった、毎日繰り返される同じ質問にお答えする時間だけで、1日30分以上も取られてしまうんです……」
そう仰る先生の表情は、どこか少し疲れているように見えました。
授業や保護者対応で手一杯なのに、電話が鳴るたびに集中力がぷつりと切れてしまい、本来大切にしたい「子どもたちと向き合う時間」が削られてしまうことへの、やり場のないもどかしさを感じていらっしゃったのです。
よくある質問はIVR+で自動化できる
そこで私は、当社のIVRシステム「IVR+」を使ったFAQ（よくある質問）の自動化をご提案しました。
具体的には、電話をかけてこられた方に、自動音声で「持ち物については1番、場所については2番」といったように、よくあるご質問を案内するメニューをご用意いただく方法です。
毎日のように繰り返される問い合わせを自動音声に任せることで、先生や事務職員の方が、その都度電話に出て同じ内容をご案内する必要がなくなります。
SMSを使えば必要な情報をすぐに届けられる
さらに、詳細な地図URLや持ち物リストなどは、そのままスマートフォンへSMS（ショートメッセージ）で自動送信する仕組みを取り入れました。
電話口で長い道順を説明したり、持ち物を一つひとつ読み上げたりする必要がなくなり、保護者様もスマートフォンの画面を見ながら内容を確認できます。
聞き間違いやメモの取り忘れを防ぎやすいことも、SMSで情報を届けるメリットです。
電話対応が減ると、子どもと向き合う時間が増える
ご提案の際、私は先生にこうお伝えしました。
「機械に任せられることは機械に任せて、先生は、子どもたちの心や保護者様の不安に寄り添う、人間にしかできない『温かい対応』のために時間を使ってくださいね」
数週間後、その先生からご連絡をいただきました。
「IVR+が導入されてから、電話の回数が驚くほど減りました。以前は電話対応のたびに時計を気にしていましたが、今は心に少し余裕ができて、教室の子どもたちの顔をしっかり見ながらお話しできるようになりました」と。
自動音声は「冷たい対応」ではなく新しい優しさ
「IVR+」の自動音声は、決して冷たいものではありません。
電話をかけてこられた保護者様にとっても、わざわざ先生やスタッフを呼び出さなくても、知りたい情報をすぐに、正確に確認できるというメリットがあります。
さらに、地図URLや持ち物リストなどをSMSで受け取ることができれば、電話を切ったあとでも何度でも内容を確認できます。
電話を受ける側だけでなく、電話をかける側にとっても便利な仕組みにすることが、学校の電話対応を自動化するうえで大切です。
まとめ｜先生の時間を、子どもたちのために
「忙しい」という言葉は、心を亡くすと書きます。
もし今、同じように電話対応で心をすり減らされている方がいらっしゃったら、どうか頼ってください。
先生が笑顔で子どもたちと向き合える時間を作るお手伝いを、私たち「IVR+」にさせていただけませんか？
先生の時間は、子どもたちのもの。
その大切な時間を、今日も笑顔で守れますように。
何か少しでもお困りのことがあれば、いつでもお気軽にご相談ください。
