学校では、授業が終わったあとや休日にも電話がかかってくることがありますよね。
「明日の持ち物を確認したい」
「学校行事について聞きたい」
「先生に伝言をお願いしたい」
こうした電話にその都度対応していると、先生や職員の方がなかなか仕事を終えられないことも。
そこで活用したいのが、IVR（自動音声応答システム）です。
今回は、学校の時間外電話をIVRで自動化する方法と、よくある活用例をご紹介します！
IVRとは？
IVRとは、学校に電話がかかってきた際に、自動音声で案内や振り分けを行う仕組みです。
たとえば、
「こちらは○○学校です。ただいまの時間は自動音声でご案内しております」
と流したあと、問い合わせ内容に応じて案内を分けることができます。
すべての電話を先生や職員が直接受ける必要がなくなるため、時間外の電話対応を減らしたい学校と相性のよい仕組みです。
活用例1｜学校の受付時間を自動で案内する
時間外によくあるのが、
「学校は何時から電話がつながりますか？」
という問い合わせです。
IVRなら、
「電話受付時間は平日の午前8時から午後5時までです」
といった案内を自動で流せます。
受付時間を伝えるだけの電話に職員が対応する必要がなくなるのは、うれしいポイントですね。
活用例2｜欠席・遅刻などの連絡先を案内する
保護者からの欠席や遅刻の連絡についても、IVRが活躍します。
「欠席・遅刻のご連絡は、学校の連絡システムからお願いいたします」
など、自校のルールに合わせて案内できます。
電話以外の受付方法がある場合は、その利用を促すことで電話件数の削減にもつながります。
活用例3｜緊急の電話だけを受け付ける
「時間外の電話を全部受けないのは不安…」
という学校もありますよね。
そんな場合は、通常の問い合わせは自動音声で案内し、緊急性の高い用件だけ指定した連絡先へ転送する方法もあります。
必要な電話だけに対応できるようにすれば、負担を抑えながら緊急時への備えもできます。
活用例4｜休日や長期休暇にも自動対応する
土日や祝日だけでなく、夏休み・冬休みなどの長期休暇にもIVRは便利です。
「○月○日まで学校閉庁日となっております」
など、期間に合わせた音声案内を流しておけば、休業日についての問い合わせにも自動で対応できます。
まとめ｜時間外電話は「全部人が対応する」から見直そう
学校への電話は大切ですが、すべての問い合わせに人が対応する必要はありません。
受付時間の案内は自動化する、よくある質問は音声で回答する、緊急の電話だけ転送するなど、内容に応じて振り分けることで、時間外対応の負担をぐっと減らせます。
先生や職員の方が本来の業務に集中できる環境づくりのひとつとして、IVRを活用した電話対応の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。
