1. IVRとは
IVR（Interactive Voice Response）は、日本語では「自動音声応答」と呼ばれる技術です。主にコールセンターや電話システムで使用され、ユーザーが電話で自動応答システムと対話できるようにするものです。IVRシステムは、事前に設定された音声メニューや指示に従って、ユーザーが電話のプッシュボタンを押したり、音声入力を行ったりすることで、必要な情報やサービスを提供します。たとえば、銀行に電話をかけると、「口座残高を確認したい場合は1を押してください、サポートが必要な場合は2を押してください」といったガイダンスが流れ、ユーザーはその指示に従って操作を進めることができます。
2. IVRで何ができるの？
IVR（自動音声応答）システムを導入することで、企業や組織はさまざまな機能やサービスを自動化して提供できます。IVRでできることは多岐にわたりますが、主な機能や用途には以下のようなものがあります。顧客サポートの自動化
顧客のよくある質問に対して自動で回答する機能で問い合わせ対応ができます。たとえば、営業時間、店舗の場所、商品情報などを伝えることができます。音声ガイダンスを通じて顧客が問題を解決する手助けするような、トラブルシューティングができます。
予約・スケジュール管理
レストランや病院の予約、飛行機やバスのチケット予約を自動で管理。
支払いと認証
クレジットカードや銀行情報を用いた支払い処理、電話による本人確認。アンケートやフィードバックの収集
顧客満足度調査やマーケティング調査をIVRで実施。サポートの振り分け
顧客のニーズに応じて、適切な部署や担当者に自動転送。災害時の情報提供
緊急時の対応や避難所情報の提供。営業サポート
商品の自動注文受付やプロモーション情報の提供。
IVRを活用することで、問い合わせ対応の自動化が進み、顧客体験の向上と企業側の業務効率化を図れます。
3. 学校にIVRを設定したらどう便利なの？
学校にIVR（自動音声応答）を導入することで、以下のような利便性とメリットが得られます。学校運営の効率化や、保護者・学生へのサービス向上が大いに期待できます。
出欠確認の自動化
IVRを利用して、保護者が子供の欠席や遅刻を簡単に報告できる仕組みが整います。「お子様の欠席・遅刻を報告する場合は1を押してください」というメニューを設定すれば、学校側はその情報を自動で記録し、クラス担任や関連スタッフに通知できます。これにより、手作業での管理が不要となり、迅速に対応できます。緊急連絡の自動化
天候不良や災害、急な休校などの緊急連絡をIVRで自動的に行うことができます。「本日の授業は中止となりました。詳細は1を押してください」といったメッセージを流すことで、スムーズに保護者や生徒へ連絡を届けることができます。緊急時に大量の問い合わせが発生しても、IVRによって自動対応が可能です。成績・進捗の確認
IVRを利用することで、保護者が自宅から簡単に子供の成績や学習進捗状況を確認することが可能です。「成績を確認したい場合は1を押してください」という案内に従い、学生IDやパスコードを入力すれば最新の成績情報を音声で確認できます。イベントやスケジュールの案内
学校の行事やイベント、スケジュールの変更などをIVRで案内することができます。「保護者会の日程を確認する場合は1を押してください」といった案内で、保護者や生徒がいつでも必要な情報にアクセスでき、問い合わせにかかる手間が減少します。入学試験や学校説明会の案内・受付
入学試験の案内や説明会のスケジュール、申し込みの受付もIVRを通じて自動化できます。オープンキャンパスや説明会の予約や案内を自動化することで、スタッフの負担を軽減し、参加者の利便性を向上させることが可能です。施設予約の管理
体育館や教室、図書館など学校施設の予約もIVRで簡単に管理できます。学生や教職員が電話を通じて空き状況を確認し、予約が可能になります。これにより、効率的な施設利用が進み、事務作業の手間を大幅に削減できます。授業の変更や休講の通知
授業の変更や休講がある場合、IVRを使って自動で通知できます。「本日の3限目の授業は休講です」というメッセージを流すことで、特に登校前の学生が最新のスケジュールを確認でき、無駄な登校を防ぐことが可能です。保護者とのコミュニケーションの強化
保護者からの問い合わせにも自動で対応できるため、学校と保護者のコミュニケーションが円滑になります。例えば、PTAの活動案内や学校からの重要な連絡をIVRで伝えることができ、保護者はいつでも情報を確認することが可能です。アンケートやフィードバックの収集
学校のサービス改善のため、保護者や学生からの意見をIVRを通じて自動収集することができます。「学校運営に関する意見をお聞きする場合は1を押してください」といった形で、リアルタイムでフィードバックを得ることが可能です。多言語対応
IVRを多言語対応に設定することで、外国籍の保護者や学生にもスムーズに情報を提供することができます。「日本語を希望される方は1を押してください。For English, press 2」といった案内を設定すれば、国際的な学生が多い学校でも利便性が高まります。
