みなさま、こんにちは。
「IVR+」サポート担当です。いつもブログを読んでくださり、ありがとうございます。
心地よい風が吹く季節になってきましたが、みなさまいかがお過ごしでしょうか。
さて、先日、ある心優しいクリニックの受付スタッフ様から、こんなちょっぴり切実なご相談をいただいたんです。
「電話の対応が多くて、本当は目の前にいる患者様にもっと向き合う時間を作りたいんです。でも、IVR（自動音声）を入れると、いつも来てくださる常連の患者様や、お世話になっているお医者様、大切な取引先の方まで機械的な案内になってしまいますよね……。それはどうしても避けたくて、導入をためらっているんです」
患者様や周りの方をとても大切にされている、クリニック様の温かい想いが伝わってきて、私も胸がじわっと温かくなりました。
同時に、「それなら、私たちの『IVR+』がきっとお役に立てますよ！」と、自信を持ってお伝えさせていただいたんです。
大切な方への対応を守りながら、電話対応を効率化
そこで私たちがご提案したのが、IVR+の「ホワイトリスト（優先着信フロー）」と「顧客メモ」のふたつの機能でした。
このふたつの機能を組み合わせることで、クリニック様の「温かいおもてなし」を守りながら、業務を上手に効率化することができるんですよ。
具体的に、どのようなご提案をしたのかお話ししますね。
ホワイトリストで大切な電話は直接スタッフへ
まずは、常連の患者様や大切な取引先、連携している医療機関などの電話番号を、IVR+に事前に「ホワイトリスト」として登録しておきます。
こうしておくだけで、その登録された番号からお電話がかかってきたときは、自動音声のガイダンス（「〜の方は1番を押してください」など）を自動的にスキップして、直接スタッフのみなさまのスマートフォンや固定電話を鳴らすことができるんです。
「大事なあの人からの電話は、最初から私たちの声でお迎えする」
これが、自動でできるようになるんですね。
「顧客メモ」で電話に出る前に相手がわかる
さらに、もうひとつの便利な機能が「顧客メモ」です。
登録した電話番号には、「常連の〇〇様」「〇〇薬局様」といったメモを残すことができます。
お電話がかかってくると、連携しているLINEやSlackなどの受電通知に、そのメモが一緒に表示されます。
そのため、受話器を取る前に「あ、いつもお世話になっている〇〇様からだ！」とわかるので、スタッフのみなさまも「〇〇様、こんにちは！」と、最初から自然で温かい対応を始めることができるんですよ。
受付が静かになり、目の前の患者様に集中できるように
このご提案を聞いたスタッフ様は、パッとお顔を輝かせて、
「それなら、大切な方々に寂しい思いをさせずに済みますね！」
と、とっても安心してくださいました。
その後、こちらのクリニック様では実際にIVR+をご導入いただいたのですが、嬉しい後日談が届いたんです。
「一般の問い合わせは自動音声に任せられるようになったので、受付がとっても静かになり、目の前の患者様との対話に集中できるようになりました。それなのに、大切な方々からの電話はこれまで通りすぐに直接お話しできるので、おもてなしの質はまったく落ちていません。思い切って相談して本当によかったです！」
こんな風に喜んでいただけて、私も嬉しくて仕方がありませんでした。
電話対応の効率化と、温かいおもてなしは両立できます
便利なシステムを導入することと、大切な人への「温かい思いやり」を届けることは、決して相反するものではありません。
IVR+は、みなさまの優しさに寄り添うシステムでありたいと、いつも願っています。
「うちのクリニックでも、こんな設定できるかしら？」
「機械の操作がちょっと苦手で不安だな……」
そんな時は、どうぞお気軽におしゃべりするような気持ちで、私たちに相談してくださいね。
専門のスタッフが、みなさまのクリニックにぴったりの着信フローを一緒に考えます。
IVR+は2週間無料でお試しいただけます
IVR+では、実際の使い心地を体験していただける「2週間の無料トライアル」もご用意しています。
「大切な電話はこれまで通り人が対応しながら、一般的なお問い合わせだけを自動化したい」というクリニック様も、ぜひお気軽にご相談ください。
みなさまからのお問い合わせを、心よりお待ちしております。
